12 kluczowych korzyści z automatyzacji HR

Wszyscy szukamy sposobów, które usprawnią pracę. Chcemy oszczędzać czas i zasoby, ale jednocześnie być wydajni. Dlatego sięgamy po narzędzia, które automatyzują nasze działania. Potrzeba usprawnień zawitała również do działów HR, które chcą koncentrować się na relacjach z ludźmi, a nie wypełnianiu tabelek i przekładaniu dokumentacji z miejsca na miejsce. 

Definicja automatyzacji

Automatyzacja w dziale HR to wykorzystanie nowych technologii w celu redukcji rutynowych zadań specjalistów lub całkowitej digitalizacji pewnych czynności związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Dzięki temu procesy stają się bardziej efektywne, a HR-owcy nie tracą czasu na powtarzalne operacje, lecz mogą skupić się na strategicznych aspektach swojej działalności.

Wdrażanie automatyzacji

Zanim ochoczo wdrożysz jakieś narzędzie w swoim dziale HR, zwróć uwagę na kilka istotnych kwestii:

• Zdefiniuj swój cel i określ, co chcesz osiągnąć dzięki automatyzacji.
• Zidentyfikuj procesy, które możesz zautomatyzować i określ, w jakim stopniu chcesz to zrobić.
• Zaangażuj zespół w proces wdrożenia. Poinformuj pracowników, jakich zmian mogą się spodziewać i jak wpłyną one na ich pracę. Każdy członek zespołu powinien zostać odpowiednio przeszkolony w zakresie obsługi nowych rozwiązań.
• Upewnij się, że nowe rozwiązanie nie narusza w żaden sposób bezpieczeństwa danych w Twojej firmie – ani o pracownikach, ani o klientach.
• Przeprowadź testy integracyjne narzędzi pod okiem specjalistów z IT, aby mieć pewność, że nowe rozwiązanie będzie kompatybilne z systemami wykorzystywanymi w Twojej firmie. 
• Upewnij się, że nowe narzędzia będą przystosowane do możliwości poznawczych Twojego zespołu, bo np. jeśli zespół jest polskojęzyczny, a Ty wprowadzisz rozwiązanie w obcym języku, to… No cóż – to nie ma prawa się udać.
• Sprawdź, czy dostawca nowego rozwiązania planuje je aktualizować i rozbudowywać, a także czy zapewni Ci wsparcie techniczne na czas użytkowania. Jeśli narzędzie nie będzie rozwijane, a Twoja firma urośnie, czekają Cię kolejne wydatki. Szukaj czegoś, co zapewni Ci skalowane usługi.

Twoja misja zautomatyzowania HR powiedzie się tylko przy wsparciu i zaangażowaniu całego zespołu. Nie zapomnij o cyklicznym monitorowaniu efektów i sprawdzaniu, czy osiągasz założone cele, czyli redukcję kosztów i czasu pracy.

12 kluczowych korzyści z automatyzacji HR:

Automatyzacja w zarządzaniu zasobami ludzkimi to szereg korzyści, oto 12 z nich:

1. Optymalizacja czasu pracy. Dzięki narzędziom do rejestracji czasu pracy można łatwo sprawdzić, ile godzin w miesiącu pracownicy poświęcają na realizację projektów. To pozwala ocenić, czy dany projekt jest rentowny, a jego kontynuacja ma biznesowe uzasadnienie. Każdy pracownik może oprócz tego zweryfikować, ile godzin przepracował w miesiącu, ile dni urlopu ma do wykorzystania, co pozwala mu lepiej zarządzać własnym czasem.
2. Poprawa komunikacji wewnętrznej. Platformy HR wspierają komunikację wewnętrzną, umożliwiając wymianę informacji, opinii i danych w postaci kanałów newsowych, newsletterów firmowych, ankiet satysfakcji czy centralnej bazy wiedzy.
3. Zwiększenie zaangażowania pracowników. Platforma HR to niezastąpiony element przyjaznego środowiska pracy, który redukując ilość rutynowych zadań, obniża poziom stresu u pracowników i zwiększają ich zaangażowanie.
4. Globalna dostępność danych. Jeśli wybierzesz do automatyzacji rozwiązanie cloud-based (tzn. oparte na chmurze), Twoje możliwości przechowywania i sprawnego dzielenia się danymi są praktycznie nieograniczone. To szczególnie istotne, jeśli Twoi pracownicy pracują zdalnie lub w różnych lokalizacjach.
5. Poprawa retencji pracowników. Automatyzacja usprawnia monitorowanie satysfakcji zespołu, co pomaga lepiej kierować jego rozwojem i retencją talentów.
6. Personalizacja szkoleń i rozwoju. Analityka HR, którą zapewniają rozwiązania oparte na AI, pomoże Ci skuteczniej wyłapywać luki kompetencyjne i zarządzać rozwojem umiejętności pracowników.
7. Skrócenie cyklu ocen pracowniczych. Automatyzacja oceniania upraszcza proces i eliminuje zbędne opóźnienia. Możesz szybciej podzielić się z pracownikami konstruktywnym feedbackiem i zaplanować kolejne działania (np. naprawcze, jeśli tego wymaga sytuacja). Platformy HR przechowują dane o wszystkich ocenach, co pozwala na dokonanie pogłębionej analizy ocen w dłuższej perspektywie czasowej.
8. Bezpieczeństwo danych. Systemy automatyzacji HR, zarówno te prostsze, jak i te typu all-in-one, stanowią prawdziwe fortece dla danych. Dostawcy rozwiązań dbają o przestrzeganie norm ISO, przepisów prawa międzynarodowego i lokalnego, chroniąc informacje personalne pracowników przed nieuprawnionym dostępem.
9. Dokładność raportowania. Automatycznie generowane raporty HR są precyzyjne, wiarygodne i bezstronne, co ułatwia kierownictwu firmy podejmowanie strategicznych decyzji.
10. Sprawiedliwe naliczanie wynagrodzeń. Zautomatyzowanie rozliczania czasu pracy gwarantuje, że wynagrodzenia będą naliczone właściwie tzn. adekwatnie do przepracowanych godzin, terminowo oraz z uwzględnieniem takich elementów jak zgłoszone nieobecności, wykorzystane dni urlopowe, należne premie itp.
11. Skrócenie czasu rekrutacji. Zautomatyzowanie procesu rekrutacyjnego pozwala firmie na szybsze znajdowanie talentów i sprawne zamykanie wakatów, co przekłada się na większe oszczędności finansowe dla firmy.
12. Efektywność rekrutacji. Automatyzacja rekrutacji pozwala na sprawną selekcję kandydatów. Rekruterzy mogą odrzucić nierokujące osoby z procesu i skupić się na najlepiej dopasowanych profilach, co zwiększa szanse firmy na zatrudnienie tego właściwego pracownika.

Podsumowanie

Automatyzacja HR to pierwszy krok w kierunku efektywności operacyjnej oraz korzystna inwestycja w rozwój firmy i jej pracowników.