Impreza plenerowa i jej organizacja - najważniejsze informacje

Takie wydarzenia wymagają odpowiedniego zaplanowania i skoordynowania działań, gdyż składa się na nie wiele istotnych elementów. Jak zorganizować imprezę plenerową, która spełni oczekiwania uczestników? O czym trzeba pamiętać organizując event? Przeczytaj poradnik i dowiedz się więcej! 

Pomoc firmy eventowej w organizacji imprezy plenerowej

Każdy, kto kiedykolwiek organizował imprezę plenerową, z pewnością zdaje sobie sprawę, jak ogromne jest to przedsięwzięcie. Na gospodarzach spoczywa szereg obowiązków - począwszy od wyboru miejsca, poprzez załatwienie nagłośnienia, oświetlenia, zamówienie smacznego jedzenia, aż po wystrój i atrakcje, które uświetnią to plenerowe wydarzenie. Dopięcie wszystkiego na ostatni guzik nierzadko wymaga ogromu sił, jak również zaangażowania ze strony organizatorów. Aby oszczędzić sobie niepotrzebnego stresu i nerwów, warto powierzyć przygotowanie imprezy plenerowej firmie eventowej, która się w tym specjalizuje.

Agencja eventowa oferuje usługi kompleksowej organizacji imprez plenerowych. Specjaliści zajmują się wszystkim od A do Z. Pierwszym krokiem jest oczywiście stworzenie dobrego pomysłu, następnym zaprojektowanie i wydrukowanie zaproszeń. Ważne jest również dobranie odpowiedniej infrastruktury oraz zapewnienie dobrej zabawy w formie ciekawych atrakcji plenerowych. Organizatorzy nie muszą martwić się o nic, gdyż nadzór nad wydarzeniem sprawuje firma eventowa. Powierzając to zadanie profesjonalistom, zyskamy pewność, że impreza zyska odpowiednią rangę i zostanie zapamiętana na długo przez uczestników.

Organizacja imprezy plenerowej - najważniejsze informacje

Planowanie imprezy plenerowej należy rozpocząć od określenia jej charakteru. Wydarzenie powinno być skierowane do konkretnej grupy. Pod gołym niebem można zorganizować różnego rodzaju eventy np. koncerty, imprezę firmową, integracyjną, promocyjną, a także piknik rodzinny, piknik firmowy, bankiet czy jubileusz. Kolejną istotną kwestią jest tematyka przyjęcia. Tak, jak zostało wspomniane na wstępie, w przypadku imprez plenerowych może być ona różnorodna. Warto wziąć pod uwagę zainteresowania i upodobania uczestników. Ważnym aspektem jest ilość zaproszonych gości. Impreza plenerowa może być zarówno kameralna, jak i huczna. Ustalenie tych szczegółów z pewnością pomoże nam w wyborze odpowiedniego miejsca na organizację eventu.

Wybór miejsca na imprezę plenerową

Wybór miejsca realizacji imprezy plenerowej może przysporzyć wielu kłopotów. Poszukując dogodnej lokalizacji, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na otoczenie. Najlepiej zdecydować się na obiekt oddalony od zgiełku miasta, hałasu silników i szkodliwych dla zdrowia zanieczyszczeń. Optymalnym miejscem będą wszelkiego rodzaju boiska, parki, miejskie tereny zielone, czy ogrody przy restauracjach. Kierujmy się tym, by było możliwie jak najwięcej przestrzeni do zaaranżowania - szczególnie, jeśli planujemy wyprawić huczną imprezę w plenerze. Dokładnych przygotowań wymaga również organizacja konferencji. Dobrym pomysłem będzie zorganizowanie jej w specjalnym namiocie.

Nagłośnienie

Podstawą każdej imprezy plenerowej jest niewątpliwie dobrze dopasowane nagłośnienie. Nawet najbardziej udany koncert może zakończyć się niepowodzeniem, jeśli nie zostanie odpowiednio nagłośniony. Wybierając odpowiedni sprzęt, należy wziąć pod uwagę specyfikę imprezy, liczbę uczestników oraz ewentualne warunki pogodowe. Parametry urządzeń nagłaśniających powinny zostać ustawione w taki sposób, by dźwięk był czysty i pozbawiony zniekształceń. Istotne jest również prawidłowe rozmieszczenie głośników. Dzięki temu zyskamy pewność, że głos faktycznie trafia do widowni, a nie unosi się w górę. Nie bez znaczenia jest dobór wysokiej jakości mikrofonów oraz przewodów. Rozbudowane zaplecze eventowe https://internationalevent.pl/zaplecze-eventowe/ umożliwi dobranie profesjonalnego sprzętu nagłaśniającego i nie tylko. 

Catering

Nieodłącznym elementem imprez pod gołym niebem jest wyśmienite menu. W tym przypadku najlepiej skorzystać z usług rekomendowanej firmy cateringowej. Na przyjęciach plenerowych równie dobrze możemy podać przystawki i przekąski na zimno, jak i na gorąco. Najlepszym i najbardziej uniwersalnym wyborem jest szwedzki bufet. Z pewnością każdy uczestnik chętnie sięgnie po małe kanapki, koreczki, czy mini tortille. Podczas imprez plenerowych świetnie sprawdzi się również grill. Jeśli wydarzenie ma być formalne, kucharze przygotują smakowite, eleganckie dania.

Wystrój i dekoracje

Organizacja imprez integracyjnych pod chmurką nie kończy się na zapewnieniu odpowiedniego zaplecza technicznego i jedzenia. Niezwykle istotną kwestią jest wystrój i dekoracje. Należy przede wszystkim zadbać o odpowiednią ilość miejsc siedzących. Do tego celu można wykorzystać meble z palet, leżaki, przenośne krzesła, wygodne kanapy i wiele innych. Rodzaj dekoracji zależy od motywu przewodniego przyjęcia. Warto zainwestować w balony, banery, rozety, a także lampiony, świece, które nadadzą miejscu niepowtarzalny klimat, szczególnie po zapadnięciu zmroku.

Atrakcje w plenerze

Przygotowując imprezę plenerową, warto pamiętać o atrakcjach, które dostarczą gościom niezapomnianych wrażeń. Jakie atrakcje wybrać na imprezę pod chmurką? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, gdyż powinny zostać one dopasowane do charakteru wydarzenia. Przyjęcie z pewnością uświetni dobra muzyka (można wynająć DJ-a, który dodatkowo będzie zabawiał uczestników), pokazy taneczne, barmańskie, czy występ kabaretu. Warto też pomyśleć o strzelaniu z łuku, paintballu, czy karaoke. Organizacja pikników i festynów nie może obyć się bez rozrywki dla dzieci, np. malowaniu twarzy.

Podsumowanie

Organizacja imprez plenerowych rządzi się swoimi prawami. Warto pamiętać, że imprezy plenerowe cieszą się coraz większą popularnością. Nie ma się co dziwić - są doskonałą alternatywą dla tradycyjnych eventów, organizowanych w hotelach czy restauracjach. Okazji do przygotowania przyjęcia na świeżym powietrzu jest mnóstwo. Może być to spotkanie firmowe, biznesowe, jubileusz, festyn lub piknik rodzinny. Imprezę plenerową można przygotować na własną rękę bądź skorzystać z usług profesjonalnej firmy eventowej, co niewątpliwie jest ogromnym odciążeniem dla gospodarzy.