E-podpisywanie i podpis kwalifikowany – podstawowe różnice

Własnoręczne podpisywanie wszystkich dokumentów bywa uciążliwe i czasochłonne. Wymaga też przeniesienia danych na stały nośnik w postaci kartki papieru. Rozwiązaniem stają się wszelkiego rodzaju podpisy elektroniczne, które przebojem wdzierają się do firm. Część przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy taki podpis jest ważny w świetle obowiązującego prawa i czy niesie on za sobą jakieś realne korzyści? Poza tym, czym się różni e-podpisywanie i podpis kwalifikowany? Większość wątpliwości powinien rozwiać poniższy artykuł.

E-podpisywanie

Pod tym pojęciem kryje się usługa, która może zrewolucjonizować działanie twojej firmy. Jej zasada działania jest bardzo prosta, a koszt e-podpisu ogranicza się do zakupu odpowiedniego urządzenia wraz z gotowym rozwiązaniem informatycznym. Podpisywanie odbywa się najczęściej za pośrednictwem tabletu z warstwą biometryczną. Za pomocą urządzenia przypominającego długopis, możesz podpisywać wszelkie dokumenty, które wyświetlisz na ekranie tabletu . Wszystko odbywa się dokładnie tak samo, jak w czasie tradycyjnego podpisywania dokumentów papierowych. Nie ma obawy o próbę podrobienia podpisu, czy jego zmianę, ponieważ podpisany dokument natychmiast po zamknięciu zapisywany jest w postaci pliku PDF. Ponadto takie rozwiązanie znacznie utrudnia podrabianie podpisu, dzięki licznym zabezpieczeniom. Można bowiem ocenić nie tylko kształt parafki, ale także układ linii biometrycznych, kąt nachylenia podpisu, czy siłę nacisku. Dodatkowym zabezpieczeniem jest GPS, który pozwoli zlokalizować położenie urządzenia w momencie podpisywania dokumentu.

Nie tylko bezpieczeństwo jest zaletą tego sposobu podpisywania dokumentów. E-podpisywanie daje ci też wiele korzyści związanych z codziennym funkcjonowaniem firmy. Tablet z warstwą biometryczną jest coraz bardziej popularny wśród firm kurierskich i pocztowych. Może być doskonałym sposobem na podpisywanie umów telekomunikacyjnych czy usługowych w domu klienta. Coraz częściej tego typu system informatyczny można znaleźć w placówkach administracji publicznej, jak ośrodki zdrowia, czy urzędy pocztowe. Jeśli jesteś osobą decyzyjną w firmie, na pewno docenisz podpis elektroniczny w czasie podróży i urlopu. Nawet będąc poza siedzibą firmy, będziesz mógł podpisywać ważne dokumenty i kierować wszystkim zdalnie.

E-podpisywanie to także oszczędność papieru i czasu, potrzebnego do wysłania dokumentów, na których niezbędny jest podpis. Dzięki niemu nie tylko nie musisz drukować większości dokumentów, ale również z łatwością możesz je skatalogować i uporządkować. A warto w tym miejscu podkreślić, że w myśl polskiego prawa, podpisany w ten sposób dokument jest tak samo ważny, jak ten, który naniesiesz na kartkę papieru.

E-podpisywanie ma jednak swoje ograniczenia. Wszystkie dokumenty, które wymagają potwierdzenia za pomocą pieczątki, muszą iść trybem tradycyjnym. Chodzi tu przede wszystkim o akty notarialne, które trzeba wydrukować przed dokonaniem podpisu.

Jeśli planujesz wprowadzić do swojej firmy e-podpisywanie, sprawdź ofertę firmy Infinite na https://infinite.pl/oferta/e-podpisywanie.html. Ten czołowy producent systemów informatycznych dla firm pomoże ci przejść przez zmiany i wprowadzić najlepsze rozwiązanie, dopasowane indywidualnie do twoich potrzeb.

Podpis kwalifikowany z certyfikatem

Innym rodzajem podpisu, który możesz złożyć zdalnie na dokumencie elektronicznym, jest podpis kwalifikowany. Składa się go za pomocą specjalnego, kwalifikowanego urządzenia. Do weryfikacji używany jest jednorazowy kod, generowany przez urządzenie typu token lub smartfon. Kod określa nie tylko ciebie, jako użytkownika, ale również urządzenie, z którego jest wysyłany, a nawet dokładną datę i czas. W istocie nie jest to podpis rozumiany jako znak graficzny, a jedynie zbiór danych, które informują, że to właśnie ty akceptujesz dany dokument.

Kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany jest przez firmy z certyfikatem Narodowego Centrum Certyfikacji, będącego systemem informatycznym NBP. Koszt podpisu kwalifikowanego zależy od firmy, która go udziela i urządzenia do generowania kluczy. Ponadto liczy się także okres, na jaki przyznawany jest dany certyfikat – po jego upływie należy go odnowić.

Choć podpis zaufany wydaje się bardziej skomplikowanym sposobem, preferują go niektóre jednostki administracji publicznej. Wymagany jest także do podpisywania e-faktur, czy uwierzytelniania transakcji w niektórych usługach bankowych. Coraz częściej wymagany jest również podczas aukcji i licytacji internetowych, szczególnie tych opiewających na duże kwoty.

Podsumowanie obu rozwiązań

Różnice między e-podpisem a podpisem kwalifikowanym są dość przejrzyste. Jak widać oba rozwiązania mają swoje zalety i wykorzystywane mogą być równolegle. Jeśli potrzebujesz sposobu na podpisywanie dokumentów, umów o pracę, umów z klientami, czy różnego rodzaju formularzy, e-podpisywanie będzie najlepszym rozwiązaniem. Wszystkie dokumenty możesz gromadzić w e-archiwum, które zmieści się na niewielkiej karcie pamięci. Tymczasem jeżeli Twoja firma realizuje transakcje z jednostkami administracji publicznej, a e-faktury są w niej na porządku dziennym, powinieneś postawić na usługę podpisu kwalifikowanego. A jeśli nie jesteś pewien, którą opcję wybrać – poradź się specjalisty z firmy zajmującej się wdrażaniem tego typu technologii.