Szanowny Czytelniku!
Dzięki reklamom czytasz za darmo. Prosimy o wyłączenie programu służącego do blokowania reklam (np. AdBlock).
Dziękujemy, redakcja Dziennika Wschodniego.
Problem z procesowaniem papierowych dokumentów wydaje się być pośrednio rozwiązany przez możliwość otrzymania faktur zakupowych w formie elektronicznej. W praktyce często sprowadza się to jednak do wydruku i opisu FVAT, a następnie jej drodze przez kilka ogniw obiegu dokumentów. Czy da się to zrobić inaczej?
Proces analogowego obiegu faktur ma sporo złych stron. Przede wszystkim – w natłoku dokumentów może się zdarzyć, że faktura proforma, faktura FAT czy inny „papier” zaginą podczas kolejnych etapów akceptacji u przełożonego, dyrektora finansowego czy w księgowości. Przy procesowaniu dziesiątek, a nawet setek dokumentów może się to wydać wręcz nieuniknione.
Dodatkowym wyzwaniem jest czasochłonne opisywanie każdego dokumentu w formie papierowej i konieczność wprowadzenia go w obieg, a tym samym poddanie długiemu procesowi akceptacji. Jak można to uprościć? Coraz większą popularność zyskują narzędzia umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów (w tym faktur i innych dokumentów, np. umów).
Sprawdź Hicron Invoices Workflow: https://hicron.com/offer/hicron-invoices-workflow/
Hicron, na drodze wieloletniego doświadczenia z upraszczaniem procesów biznesowych, przygotował autorskie rozwiązanie informatyczne, które umożliwia w pełni elektroniczny obieg dokumentów i posiada szereg funkcjonalności przydatnych w obsłudze tego procesu, w tym np. podgląd dokumentów w aplikacji, e-akceptację bądź odrzucenie wraz z możliwością opisu.
Grunt do dobry interfejs: SAP FIORI
Oparcie Hicron Invoices Workflow o najnowszy interfejs SAP FIORI czyni korzystanie z aplikacji jeszcze wygodniejszym. Fiori zapewnia użytkownikowi odejście od tradycyjnego, dość nieintuicyjnego interfejsu SAP ERP na rzecz lekkiego designu zaprojektowanego zgodnie ze standardami UX (User Experience).
Tym samym obsługa procesu nie nastręcza trudności nawet użytkownikom, którzy na co dzień nie wykorzystują oprogramowania SAP, czyli – obniża tzw. próg wejścia. Dodatkowo SAP FIORI oferuje szerokie możliwości personalizacji wizualnej strony interfejsu oraz skrojenia funkcjonalności zgodnie z wymaganiami klienta. Warto też wspomnieć, że SAP Fiori jest rozwiązaniem dostępnym także na urządzeniach mobilnych, obieg dokumentów można zatem kontrolować z niemal dowolnego miejsca.
Przy każdym dokumencie, w każdym etapie procesu akceptacji, użytkownik otrzymuje powiadomienie e-mail o nowym dokumencie wymagającym uwagi; system pilnuje także czasu przeterminowania się zobowiązania i przesyła stosowne powiadomienia o eskalacjach dla poszczególnych dokumentów. Pod koniec miesiąca system wysyła informacje o zaległych zadaniach do wykonania tak, aby użytkownik miał zapewnioną maksymalną kontrolę nad przydzielonymi mu zleceniami.
Oprócz standardowego obiegu dokumentów Hicron Invoices Workflow zapewnia możliwość ręcznego lub automatycznego księgowania (z obsługą błędów), relatywnie niskie koszty utrzymania rozwiązania, ograniczenie wydatków na administrację i eliminację błędów, podwójnych księgowań czy zagubionych dokumentów. Co istotne, Hicron Invoices Workflow to szerokie możliwości integracji z zewnętrznymi rozwiązaniami, w tym z : systemem OCR.
