Doręczenia elektroniczne (e-doręczenia) obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r. Sprawdź, dla kogo i jak się przygotować

Już od 1 stycznia 2025 roku zgodnie z przepisami ustawy wprowadzony został obowiązek stosowania e-doręczeń w wielu obszarach, w tym w komunikacji z administracją publiczną. System, oparty na bazie adresów elektronicznych, ma odpowiadać tradycyjnej przesyłce poleconej, zapewniając większą wygodę i bezpieczeństwo doręczania korespondencji. Poniżej przedstawiamy, kogo dotyczą nowe regulacje, jak działa system e-doręczeń i jakie zmiany w praktyce niesie za sobą obowiązek ich stosowania.

Czym jest system doręczeń elektronicznych?

Jest to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki usłudze e-doręczeń podmioty publiczne, obywatele i firmy zarejestrowane w Polsce mogą korzystać ze znacznie szybszych od tradycyjnej poczty e-doręczeń. Dokumenty wysyłane za pośrednictwem systemu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia na adres elektroniczny podmiotu mają taką samą wartość prawną, jak ich tradycyjne, papierowe odpowiedniki, wysyłane na wskazany adres. To oznacza, że mogą z powodzeniem być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym.

Kiedy podmioty publiczne i jednostki samorządu terytorialnego zaczną korzystać z e-doręczeń?

Zgodnie z wiadomością opublikowaną przez Ministerstwo Cyfryzacji, usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będą wprowadzane stopniowo, etapami, obejmując kolejno coraz szerszą grupę. W pierwszej kolejności obowiązkiem są objęte niektóre podmioty publiczne. W tym m.in. organy kontroli państwowej, ZUS, NFZ, jednostki budżetowe obsługujące organy administracji rządowej, samorządowe instytucje kultury, samorządowe zakłady budżetowe. Wymóg stosowania bezpiecznych doręczeń elektronicznych obejmuje także osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, jak np. zawód adwokata, doradcy podatkowego, radcy prawnego czy notariusza, a także podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dla wszystkich tych grup system e-doręczeń jest obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Zakres osób objętych obowiązkiem będzie postępował aż do 1 października 2029 roku, kiedy to wszystkie podmioty publiczne i niepubliczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję urzędową za pomocą adresu do e-doręczeń. Aktualne terminy i nowe komunikaty ministra cyfryzacji w sprawie doręczeń elektronicznych można śledzić w Serwisie Rzeczpospolitej Polskiej - GOV.

System e-doręczeń a ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo komunikacji

Jednym z kluczowych aspektów wdrożenia systemu e-doręczeń jest zapewnienie bezpieczeństwa danych i ochrony prywatności użytkowników. Dane wpisane do bazy adresów elektronicznych, muszą być chronione zgodnie z najwyższymi standardami prawnymi i technologicznymi. Wprowadzenie systemu wiąże się z wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi, które gwarantują poufność i integralność przesyłanej korespondencji.

Warto podkreślić, że przepisy ustawy szczegółowo regulują kwestie związane z przechowywaniem i przetwarzaniem danych w systemie. Każdy dostawca specjalizujący się w doręczeniach elektronicznych, zarówno publiczny, jak i komercyjny, jest zobowiązany do spełniania wymogów określonych przez regulacje RODO oraz krajowe przepisy o ochronie danych osobowych. Daje to użytkownikom pewność, że ich korespondencja jest chroniona przed nieautoryzowanym dostępem i wykorzystaniem.

Wprowadzenie e-doręczeń przyczynia się również do zwiększenia transparentności działań administracyjnych, eliminując ryzyko zagubienia tradycyjnej przesyłki czy niejasności co do daty doręczenia dokumentu. Dzięki temu system staje się nie tylko efektywnym narzędziem komunikacji, ale również elementem budującym zaufanie obywateli i przedsiębiorców do organów administracji publicznej.

Jak założyć adres do e-doręczeń?

Każdy przedsiębiorca może złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń i wpisać go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Wniosek o założenie adresu można złożyć online na portalu GOV lub bezpośrednio u komercyjnego dostawcy niepublicznego. Proces jest szybki i intuicyjny, a samo utworzenie adresu trwa zwykle kilka dni. W przypadku aktualizacji danych w rejestrze, wniosek o zmianę wpisu w BAE można także złożyć online.

Jak skorzystać z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Usługi doręczeń elektronicznych w zakresie doręczenia korespondencji świadczą różne podmioty. W ramach publicznej usługi hybrydowej realizuje ją wyznaczony operator - Poczta Polska, a w usłudze komercyjnej inni kwalifikowani dostawcy. Jedni i drudzy muszą zapewnić zgodność z obowiązującymi normami prawnymi i technologicznymi. W przypadku usług komercyjnych, dostawcy często oferują poza odbiorem i wysyłką e-doręczeń do bazy adresów elektronicznych także integrację z używanymi przez korporacje systemami.

Wdrożenie e-doręczeń to istotny krok w cyfryzacji procesów w celu wykonywania zadań publicznych skierowanych do obywateli i przedsiębiorstw. System, który opiera się na adresach do e-doręczeń, pozwala usprawnić komunikację z organami administracji publicznej, jednostkami organizacyjnymi oraz innymi podmiotami publicznymi. Dodatkowo, wprowadzenie publicznej usługi hybrydowej umożliwia płynne połączenie tradycyjnych i elektronicznych form doręczania korespondencji. Dzięki temu nowy system zwiększa efektywność oraz transparentność działań administracji, oferując nowoczesne rozwiązanie, które odpowiada na potrzeby współczesnego świata.